Avant de retranscrire un entretien, décidez quel type de retranscription vous produisez. C'est ce choix, plus que l'outil, qui fixe le temps que vous y passerez.
Une retranscription intégrale, mot pour mot, demande couramment 4 à 6 heures par heure d'entretien. Une transcription automatique relue ramène ce temps à la relecture. Une retranscription ciblée, limitée aux passages utiles, va plus vite encore. Ce guide vaut pour un mémoire, une thèse, une étude qualitative ou un entretien professionnel.
Le processus en un coup d'œil
- EnregistrerAccord de la personne, micro proche, pièce calme.
- Premier jetÀ la main ou avec un outil automatique.
- RelireAvec l’audio, à vitesse réduite.
- Mettre aux normesLocuteurs, horodatage, inaudibles.
- AnonymiserSur une copie, en dernier.
- Archiver ou supprimerL’audio, selon ce qui a été annoncé.
Trois niveaux de retranscription
| Niveau | Ce qu'il garde | Pour quoi |
|---|---|---|
| Intégrale (verbatim) | Tout : hésitations, répétitions, phrases inachevées, rires, silences. | Analyse de discours, sociologie, linguistique, usage juridique. |
| Nettoyée | Tous les propos, sans les « euh », les faux départs et les répétitions. Le sens et les mots restent ceux de la personne. | Études qualitatives, mémoires, entretiens RH, journalisme. C'est le cas le plus courant. |
| Ciblée | Les passages utiles mot pour mot, le reste résumé. | Études marketing, entretiens de recrutement, recherche utilisateur. |
La même réponse, trois façons
| Niveau | Ce que vous écrivez |
|---|---|
| Intégrale | « Ben euh… franchement c'était… c'était mal, quoi. J'veux dire, mon poste il avait été, euh, réorganisé [rires] pendant que j'étais pas là. » |
| Nettoyée | « Franchement, c'était mal. Je veux dire, mon poste avait été réorganisé pendant que je n'étais pas là. » |
| Ciblée | [00:14:02] P1 décrit une reprise difficile : poste réorganisé pendant son absence. Citation : « mon poste avait été réorganisé pendant que je n'étais pas là ». |
Quel niveau pour un mémoire ?
Pour un entretien semi-directif analysé par thèmes, la retranscription nettoyée est le choix le plus fréquent. Une analyse sociologique ou linguistique, qui s'intéresse à la façon de parler autant qu'au contenu, demande l'intégrale. Dans tous les cas, demandez à votre directeur de recherche le niveau attendu avant de commencer : passer d'une retranscription nettoyée à une retranscription intégrale oblige à tout réécouter.
Les retranscriptions vont généralement en annexe, anonymisées, en entier ou par extraits selon les consignes de votre formation. Le corps du mémoire, lui, ne cite que les passages utiles à l'argument.
Avant l'entretien : préparer l'enregistrement
- Deux appareils. Un téléphone en secours d'un dictaphone, ou l'inverse. Un entretien perdu ne se refait pas.
- Un essai sur place. Dix secondes, réécoutées, dans la pièce de l'entretien.
- Le micro près de la personne interrogée. C'est sa voix qui compte ; la vôtre, plus proche de vous, sera toujours audible.
- L'accord, enregistré. Lisez une phrase de consentement au début de l'enregistrement.
« Je vais enregistrer notre échange pour pouvoir le retranscrire. L'enregistrement servira uniquement à [finalité], il sera conservé jusqu'à [date] puis supprimé, et votre nom n'apparaîtra nulle part. Vous pouvez demander à arrêter à tout moment. Êtes-vous d'accord ? »
Bon à savoir. En visio, Teams, Zoom et Google Meet proposent un enregistrement et une transcription intégrés, selon votre abonnement. Ils signalent l’enregistrement à tous les participants, mais ne remplacent pas votre phrase de consentement.
Les conventions à fixer avant la première ligne
- Les locuteurs. Une lettre ou un rôle, toujours le même : E pour l'enquêteur, P1, P2 pour les participants. Pas de prénom si l'entretien doit être anonymisé.
- L'horodatage. À chaque changement de sujet, ou toutes les cinq minutes. Il permet de revenir à l'audio pour vérifier une citation.
- L'inaudible. [inaudible 00:12:34] plutôt qu'une supposition. Un mot deviné et présenté comme entendu est une erreur qu'on ne détecte plus.
- Le non-verbal. [rires], [silence], [hésite], seulement si votre analyse en a besoin.
- L'anonymisation. Remplacez noms, entreprises et lieux identifiants par une mention entre crochets : [entreprise du participant], [ville].
Un extrait retranscrit selon ces conventions :
[00:14:02] E : Comment s'est passée la reprise après votre congé ?
P1 : Franchement, mal. Mon poste avait été réorganisé pendant mon absence, et personne ne m'avait prévenue. [silence] J'ai appris en arrivant que je ne gérais plus [nom du client].
E : Vous en avez parlé à votre responsable ?
P1 : Oui, la première semaine. Il m'a dit que c'était [inaudible 00:14:41], que ça se ferait au prochain trimestre.
Un modèle de document
Chaque retranscription commence par un en-tête. Il évite de mélanger les entretiens et rend votre corpus vérifiable.
| Rubrique | Exemple |
|---|---|
| Code de l'entretien | E07 |
| Date, durée, mode | 12 octobre 2026 · 52 min · en présentiel |
| Enquêteur | E (initiales dans le protocole) |
| Participant | P1 · cadre, secteur bancaire, 8 ans d'ancienneté |
| Niveau | Retranscription nettoyée |
| Conventions | Horodatage par thème, [inaudible hh:mm:ss], [silence] |
| Anonymisation | Faite le 20 octobre ; table de correspondance conservée à part |
Attention. La table qui relie « P1 » au vrai nom de la personne ne se range pas avec les retranscriptions. Tant qu’elle existe, les données sont pseudonymisées, pas anonymes, et restent des données personnelles.
La méthode, pas à pas
- Produire un premier jet. À la main, ou avec un outil automatique : voir les outils plus bas, et Transcrire un audio en texte.
- Relire avec l'audio. Lecture à 0,75×, texte à côté. Corrigez noms propres, chiffres, négations, et l'attribution des propos aux bons locuteurs.
- Appliquer les conventions. Horodatage, inaudibles, non-verbal.
- Anonymiser. En dernier, sur une copie, pour garder une version de travail complète tant que l'analyse n'est pas terminée.
- Décider du sort de l'audio. Le conserver le temps annoncé, puis le supprimer, et l'écrire dans votre protocole.
Outils gratuits pour retranscrire un entretien
| Outil | Ce qu'il fait | Où passe l'audio |
|---|---|---|
| noScribe | Transcription automatique pensée pour les entretiens de recherche, séparation des intervenants, éditeur de correction. Demande un ordinateur récent. | Votre ordinateur |
| Whisper | Le modèle de reconnaissance vocale libre sur lequel s'appuient de nombreux outils. | Votre ordinateur |
| Sonal | Logiciel gratuit développé à l'université de Tours pour retranscrire, catégoriser et analyser des entretiens. | Votre ordinateur |
| Word (Transcrire) | Transcription découpée par intervenant, 300 min par mois avec Microsoft 365. | Serveurs Microsoft |
| Teams, Zoom, Meet | Transcription des entretiens menés en visio, selon l'abonnement. | Serveurs de l'éditeur |
Pour un mémoire, les outils qui fonctionnent sur votre ordinateur évitent la question du transfert des données à un tiers. Votre établissement a parfois aussi une solution validée.
Entretien de groupe et focus group
À plusieurs, la difficulté est de savoir qui parle. Faites un tour de table au début de l'enregistrement, chacun disant son prénom ou son code. Notez l'ordre des places sur un papier. Pendant l'échange, nommez la personne à qui vous donnez la parole. Et prévoyez deux fois plus de temps de relecture qu'en entretien individuel.
Le temps à prévoir
Pour un mémoire de dix entretiens d'une heure, l'écart est de plusieurs semaines de travail. Un premier jet automatique ne dispense pas de la relecture : il change la nature du travail, de la saisie à la vérification.
Entretien et RGPD
Un entretien enregistré contient des données personnelles : la voix, et tout ce que la personne raconte. Quatre règles s'appliquent, que vous soyez chercheur, recruteur ou consultant :
- Informer. La personne sait pourquoi vous enregistrez, qui aura accès à l'enregistrement et combien de temps il sera conservé.
- Recueillir son accord pour l'enregistrement avant de commencer. Enregistrer à son insu est un délit, comme nous l'expliquons dans Enregistrer une réunion au travail : ce que dit la loi.
- Limiter la conservation. L'audio ne se garde pas indéfiniment. Une fois la retranscription validée et anonymisée, il a souvent rempli sa fonction.
- Choisir ses outils. Déposer un entretien dans un service en ligne, c'est confier les données de la personne à un tiers. Pour un travail universitaire, le délégué à la protection des données de votre établissement peut vous dire ce qui est admis.
Citer un entretien
Une citation tirée d'une retranscription nettoyée peut être lissée, jamais réécrite. Si vous coupez, signalez-le par [...]. Si vous ajoutez un mot pour la clarté, mettez-le entre crochets. Et gardez l'horodatage dans vos notes : c'est ce qui vous permettra de défendre la citation si la personne la conteste.
Après la retranscription : analyser
Une fois les entretiens retranscrits, l'analyse thématique consiste à repérer et étiqueter les passages qui traitent d'un même sujet. Un traitement de texte et des surligneurs suffisent pour quelques entretiens. Au-delà, des logiciels d'analyse qualitative s'en chargent : NVivo, ATLAS.ti et MAXQDA sont payants, Taguette et Sonal sont gratuits.
Questions fréquentes
Combien de temps pour retranscrire un entretien ?
À la main, 4 à 6 heures par heure d'entretien en intégrale, 3 à 5 heures en nettoyée. Avec un premier jet automatique, 1 à 2 heures de relecture, selon la qualité de l'enregistrement.
Faut-il retranscrire les questions de l'enquêteur ?
Oui. Une réponse ne se comprend qu'avec la question qui l'a amenée, et la façon de poser la question fait partie de ce que votre lecteur doit pouvoir évaluer.
Faut-il corriger les fautes de langage ?
En retranscription nettoyée, on rétablit les formes écrites (« je vais » plutôt que « j'vais ») et on retire les hésitations, sans toucher au vocabulaire ni à la construction des idées. En intégrale, on ne corrige rien.
Peut-on utiliser l'IA pour retranscrire un entretien de mémoire ?
Oui, à condition de relire intégralement le résultat avec l'audio, d'avoir informé la personne, et de choisir un outil compatible avec vos engagements de confidentialité. Un outil qui fonctionne sur votre ordinateur règle cette dernière question.
Où mettre les retranscriptions dans un mémoire ?
En annexe, anonymisées, en entier ou par extraits selon les consignes de votre formation. Le corps du texte ne cite que les passages utiles.
À retenir
- Choisissez d'abord le niveau : intégrale, nettoyée ou ciblée.
- Fixez les conventions avant la première ligne : locuteurs, horodatage, inaudible.
- À la main, comptez 4 à 6 h par heure d'entretien ; un premier jet automatique ramène le travail à la relecture.
- Gardez la table de correspondance à part : sans cela, rien n'est anonyme.
- Informez, recueillez l'accord, et ne gardez pas l'audio sans raison.
Notus enregistre l'entretien et rend la transcription sur votre téléphone, traitée et hébergée en France, prête à relire.
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