Enregistrer une réunion professionnelle est légal en France si les participants en sont informés au préalable. Sans cette information, c’est en principe un délit.
L’article 226-1 du code pénal punit d’un an d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende le fait de capter les paroles prononcées à titre privé ou confidentiel sans le consentement de leur auteur. La règle pratique tient en une phrase : vous pouvez enregistrer, mais pas en cachette.
Quatre questions viennent ensuite. Que veut dire « informé » concrètement ? Qu’ajoute le RGPD ? Que pouvez-vous faire de la transcription ? Combien de temps avez-vous le droit de la garder ?
Ce que « informer les participants » veut dire concrètement
La jurisprudence ne réclame pas de formulaire signé. Elle réclame que personne ne puisse dire, de bonne foi, qu’il ignorait l’enregistrement. Trois pratiques suffisent dans la quasi-totalité des réunions professionnelles.
- L’annonce orale en début de réunion. « J’enregistre pour prendre des notes, dites-moi si ça pose un problème. » Elle doit précéder l’enregistrement, et la réponse doit pouvoir être non.
- La mention dans l’invitation. Une ligne dans l’ordre du jour envoyé la veille vaut information préalable, et vous laisse une trace datée.
- L’objet visible. Un enregistreur posé sur la table, voyant allumé, informe mieux qu’un téléphone retourné dans une poche. C’est l’une des raisons pour lesquelles Notus est un objet et non une application invisible.
Le point qui coûte cher en contentieux, c’est que l’information doit être préalable. Annoncer l’enregistrement à la fin de la réunion ne régularise rien.
Et si un participant refuse ?
Vous n’enregistrez pas. Le refus d’une seule personne suffit à rendre l’enregistrement illicite pour toute la réunion, puisque sa voix y figure. Il ne vous reste alors que la prise de notes, et un compte rendu validé par les participants a de toute façon plus de valeur qu’un enregistrement contesté.
Le cas du salarié qui enregistre son employeur
C’est la situation la plus fréquente et la plus mal comprise. Un enregistrement réalisé à l’insu de l’employeur reste en principe un délit pénal. Pourtant, depuis un revirement de la Cour de cassation en assemblée plénière du 22 décembre 2023, une preuve obtenue de façon déloyale n’est plus automatiquement écartée du procès civil. Le juge peut la retenir si elle est indispensable à l’exercice du droit à la preuve et si l’atteinte reste proportionnée. Un tel enregistrement peut donc être recevable devant le conseil de prud’hommes et vous exposer à des poursuites pénales. Les mêmes règles valent pour un appel, comme nous l’expliquons dans Enregistrer une conversation téléphonique : est-ce légal ?
Ce que le RGPD ajoute dès que vous enregistrez
Une voix identifie une personne. Un enregistrement est donc une donnée personnelle, sa transcription aussi, et le RGPD s’applique dès la captation. Le responsable du traitement est en général votre entreprise ou votre cabinet, qui doit respecter quatre obligations concrètes.
| Obligation | Ce que ça veut dire pour une réunion |
|---|---|
| Base légale | L’intérêt légitime de l’entreprise suffit pour un compte rendu interne. Si l’enregistrement sert à évaluer des salariés, leur consentement ne peut pas servir de base, car un salarié n’est pas libre de refuser à son employeur. Il faut alors un intérêt légitime documenté, l’information préalable des salariés (art. L. 1222-4 du code du travail) et la consultation du CSE (art. L. 2312-38). |
| Information | Les participants doivent savoir qui conserve l’enregistrement, pourquoi, où, et combien de temps. |
| Minimisation | Si le compte rendu suffit, l’audio brut doit être supprimé. Garder les deux « au cas où » ne se justifie pas. |
| Durée de conservation | Elle doit être fixée à l’avance et appliquée automatiquement. La CNIL n’impose pas de durée unique, mais la vôtre doit être justifiable. |
Le sous-traitant compte autant que vous
Si la transcription passe par un service tiers, ce service est votre sous-traitant. Il vous faut un contrat au sens de l’article 28 du RGPD et, si les serveurs sont hors de l’Union européenne, un mécanisme de transfert valide. Notus proposera ce contrat de sous-traitance à ses clients professionnels. La plupart des comparatifs d’enregistreurs passent ce point sous silence, et nous le détaillons dans notre comparatif Notus / Plaud Note. La question n’est pas seulement de savoir qui transcrit, mais aussi où part le fichier et qui peut y accéder (voir Cloud Act : pourquoi un serveur en France ne suffit pas).
Réunions en visioconférence : la même règle, un piège de plus
Teams, Zoom et Meet affichent une bannière d’enregistrement, ce qui remplit techniquement l’obligation d’information. Le piège est ailleurs. La transcription automatique est parfois activée par défaut pour toute l’organisation, sans que personne sache qu’elle tourne ni où les fichiers sont stockés. Avant de vous demander si vous pouvez enregistrer une réunion, vérifiez que votre outil ne l’enregistre pas déjà.
Combien de temps garder un enregistrement de réunion ?
Il n’existe pas de durée légale unique. Voici les durées qui se défendent en pratique.
- Audio brut : quelques jours. Gardez-le le temps de produire le compte rendu, puis supprimez-le. C’est la durée la plus facile à justifier devant la CNIL.
- Transcription : la durée de vie du projet. Elle garde une utilité documentaire que l’audio n’a plus.
- Compte rendu validé : la durée d’archivage habituelle de vos documents internes.
Avec Notus, la transcription et le résumé arrivent sur le téléphone une trentaine de secondes après la fin de l’enregistrement. L’audio est alors supprimé, et il l’est aussi chez nos sous-traitants sous 48 heures au plus. Seules la transcription et la note sont stockées, 30 jours sur l’offre gratuite. Une suppression qui s’applique toute seule vaut mieux qu’une politique que personne n’exécute.
Notus est en précommande, pour une livraison au 1er semestre 2027. Voir comment il fonctionne
À retenir
- Enregistrer est légal ; enregistrer sans le dire est en principe un délit (art. 226-1 du code pénal).
- L’information doit être préalable, et le refus d’un seul participant bloque l’enregistrement.
- Le RGPD s’applique dès l’enregistrement : base légale, information, minimisation, durée.
- Un enregistrement obtenu déloyalement peut être recevable au civil tout en restant pénalement répréhensible.
- Vérifiez où part le fichier, car le lieu d’hébergement fait partie de votre conformité.
Sources : article 226-1 du code pénal ; articles L. 1222-4 et L. 2312-38 du code du travail ; Cour de cassation, assemblée plénière, 22 décembre 2023, n° 21-11.330 ; règlement (UE) 2016/679 (RGPD), articles 5, 6, 13 et 28 ; CEPD, lignes directrices 05/2020 sur le consentement ; recommandations de la CNIL sur l’enregistrement en milieu professionnel.