Enregistrer une réunion professionnelle est légal en France si les participants en sont informés au préalable. Sans cette information, c'est un délit.
L'article 226-1 du code pénal punit d'un an d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende le fait de capter les paroles prononcées à titre privé sans le consentement de leur auteur. La règle pratique tient en une phrase : vous pouvez enregistrer, vous ne pouvez pas enregistrer en cachette.
Le reste de cette page détaille les quatre questions qui viennent ensuite : ce que « informé » veut dire concrètement, ce que le RGPD ajoute dès que l'enregistrement est conservé, ce que vous pouvez faire de la transcription, et combien de temps vous avez le droit de la garder.
Ce que « informer les participants » veut dire concrètement
La jurisprudence ne réclame pas de formulaire signé. Elle réclame que personne ne puisse dire, de bonne foi, qu'il ignorait l'enregistrement. Trois pratiques suffisent dans la quasi-totalité des réunions professionnelles :
- L'annonce orale en début de réunion. « J'enregistre pour prendre des notes, dites-moi si ça pose un problème. » Elle doit précéder l'enregistrement, et la réponse doit pouvoir être non.
- La mention dans l'invitation. Une ligne dans l'ordre du jour envoyé la veille vaut information préalable, et vous laisse une trace datée.
- L'objet visible. Un enregistreur posé sur la table, témoin allumé, informe mieux qu'un téléphone retourné dans une poche. C'est l'une des raisons pour lesquelles Notus est un objet et non une application invisible.
Le point qui coûte cher en contentieux : l'information doit être préalable. Annoncer l'enregistrement à la fin de la réunion ne régularise rien.
Et si un participant refuse ?
Vous n'enregistrez pas. Le refus d'une seule personne suffit à rendre l'enregistrement illicite pour toute la réunion, puisque sa voix y figure. Dans ce cas, la note écrite reste la seule option. C'est aussi la raison pour laquelle un compte rendu validé par les participants garde plus de valeur qu'un enregistrement contesté.
Le cas du salarié qui enregistre son employeur
C'est la situation la plus fréquente et la plus mal comprise. Un enregistrement réalisé à l'insu de l'employeur reste un délit pénal. En revanche, depuis un revirement de la Cour de cassation en assemblée plénière du 22 décembre 2023, une preuve obtenue de façon déloyale n'est plus automatiquement écartée du procès civil : le juge la retient si elle est indispensable à l'exercice du droit à la preuve et si l'atteinte reste proportionnée. Autrement dit, un tel enregistrement peut être recevable devant le conseil de prud'hommes et vous exposer à des poursuites pénales. Les deux à la fois.
Ce que le RGPD ajoute dès que vous conservez l'enregistrement
Une voix identifie une personne : un enregistrement est une donnée personnelle, et sa transcription aussi. À partir du moment où vous les conservez, vous devenez responsable d'un traitement, avec quatre obligations concrètes.
| Obligation | Ce que ça veut dire pour une réunion |
|---|---|
| Base légale | En entreprise, l'intérêt légitime suffit pour un compte rendu interne. Le consentement redevient nécessaire si l'enregistrement sert à évaluer les personnes. |
| Information | Les participants doivent savoir qui conserve l'enregistrement, pourquoi, où, et combien de temps. |
| Minimisation | Si le compte rendu suffit, l'audio brut doit être supprimé. Garder les deux « au cas où » n'est pas une base légale. |
| Durée de conservation | Elle doit être définie à l'avance et appliquée automatiquement. La CNIL n'impose pas de durée unique : elle impose que la vôtre soit justifiable. |
Le sous-traitant compte autant que vous
Si la transcription passe par un service tiers, ce service est votre sous-traitant : il vous faut un contrat au sens de l'article 28 du RGPD, et si les serveurs sont hors de l'Union européenne, un mécanisme de transfert valide. C'est le point que la plupart des comparatifs d'enregistreurs passent sous silence, et celui que nous détaillons dans notre comparatif Notus / Plaud Note : la question n'est pas seulement « qui transcrit », mais « où part le fichier ».
Réunions en visioconférence : la même règle, un piège de plus
Teams, Zoom et Meet affichent une bannière d'enregistrement : l'obligation d'information est techniquement remplie. Le piège est ailleurs : la transcription automatique est parfois activée par défaut au niveau de l'organisation, et personne ne sait qu'elle tourne ni où les fichiers sont stockés. Avant de vous demander si vous pouvez enregistrer une réunion, vérifiez si votre outil ne l'enregistre pas déjà.
Combien de temps garder un enregistrement de réunion ?
Il n'existe pas de durée légale unique. Les durées qui se défendent en pratique :
- Audio brut : quelques jours. Le temps de produire le compte rendu, puis suppression. C'est la durée la plus facile à justifier devant la CNIL.
- Transcription : la durée de vie du projet. Elle a une utilité documentaire que l'audio n'a plus.
- Compte rendu validé : l'archivage habituel de vos documents internes.
Chez nous, ce raisonnement est câblé dans le produit plutôt que laissé à la discipline de l'utilisateur : le palier gratuit conserve 30 jours, puis supprime. Une durée par défaut qui s'applique toute seule vaut mieux qu'une politique que personne n'exécute.
À retenir
- Enregistrer est légal ; enregistrer sans le dire est un délit (art. 226-1 du code pénal).
- L'information doit être préalable, et le refus d'un seul participant bloque l'enregistrement.
- Conserver l'enregistrement déclenche le RGPD : base légale, information, minimisation, durée.
- Un enregistrement obtenu déloyalement peut être recevable au civil tout en restant pénalement répréhensible.
- Vérifiez où part le fichier : le lieu d'hébergement fait partie de votre conformité.
Sources : article 226-1 du code pénal ; Cour de cassation, assemblée plénière, 22 décembre 2023, n° 21-11.330 ; règlement (UE) 2016/679 (RGPD), articles 5, 6, 13 et 28 ; recommandations de la CNIL sur l'enregistrement en milieu professionnel.
Notus enregistre en le montrant : un objet visible sur la table, une transcription traitée en France, une suppression automatique au bout de 30 jours.
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